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Die Software ist nur so gut, wie sie angewendet wird

Immer wieder treffe ich auf Interessenten, die ihre Anforderungen in etwa so formulieren:

"Wir bräuchten dringend eine Lagersoftware, die mit Barcodescanner arbeitet“ - "Wir möchten die Stunden der Mitarbeiter in einem System erfassen und dann auswerten" - "unser Bestellwesen soll verbessert werden, wir wissen eigentlich nicht genau wer was wofür bestellt" usw. usf.
Die Software kann aber nur ein Werkzeug sein, welche so gut funktioniert, wie diese angewendet wird!


Daher ist meine erste Frage immer: "Können Sie mir zuerst Ihre Abläufe und Ihre Organisation darstellen!?"
Bei den Antworten kommt man dann häufig sehr schnell drauf, dass die Organisation sehr gut überdacht und die Abläufe neu definiert werden müssen. Und es ist auch interessant, wie schwer dies fallen kann – d. h. wie wenig den Unternehmen die Abläufe bewusst sind.


Vor Änderungen schrecken natürlich viele Unternehmen zurück, denn diese ist ja nie willkommen, auch wenn es schon ordentlich "weh" tut und man sich bewusst ist, so geht es nicht weiter.


Das betrifft übrigens Unternehmen jeder Größe.


1. Wichtig ist es, dem Unternehmen die Angst vor dieser Änderung zu nehmen, und das Ziel vor Augen zu führen. Wenn dieses einmal definiert ist, fällt es gleich leichter, die Zwischenschritte zu planen und auch zu gehen. Mitunter geht das wirklich sehr schnell. 

2. Weiters ist es auch wichtig etwaige betroffene Mitarbeiter einzubinden, und diese nicht nur vor vollendete Tatsachen zu stellen.
Denn erstens erkennen die Mitarbeiter, dass man ihnen vertraut und die Zusammenarbeit ernst genommen wird. Loyale Mitarbeiter sind "unbezahlbar"! 

3. Der nächste Schritt ist denkbar einfach, macht aber mitunter bei der Herangehensweise ordentlich Schwierigkeiten:
Das Erfassen der momentanen Abläufe und die Erklärung, warum es so ist.
Vor allem die Erklärung, warum es so läuft wie es läuft, eröffnet einen ungetrübteren Blick auf das, was geändert werden kann und muss, und wo die eigentlichen Knackpunkte sind, usw.
Hier wird dann auch sehr schnell klar, warum die Änderungen nötig sind, d. h. es entsteht ein Teamgeist. 

4. Erarbeiten der „neuen“ Abläufe analog zu den Funktionen der Software!
Die Software gibt im Normalfall die Abläufe bis zu einem gewissen Grad vor. Hierin liegt auch der Unterschied zwischen den Systemen – hat sich die Softwareentwicklung an praxisnahen Abläufen orientiert? Wenn ja, dann ist die Umsetzung sehr einfach.
Am einfachsten klappt das Erarbeiten mit Flipcharts und in offenen Gesprächen mit den Beteiligten. Die neuen Abläufe werden dann „in Form“ gebracht, an alle ausgehändigt und ordentlich besprochen (es darf keine Unklarheiten geben). 

5. Die neuen Strukturen werden nach kurzer Zeit evaluiert und nötige Anpassungen gemacht.

Mit diesen Schritten werden Sie Ihre Ziele erreichen.

 

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